Os números da oficina que realmente decidem algo.

O volume de negócios é o número que mais esconde

Um mês movimentado e um mês lucrativo são coisas diferentes, e entre todos os números da oficina, o volume de negócios é o que menos consegue diferenciá-los.

Uma oficina pode aumentar o volume de negócios ao aceitar mais trabalhos de peças de baixo margem, ao dar descontos para encher as vagas, ou ao absorver custos de deslocação em trabalhos ao domicílio, e cada um desses parece sucesso no número principal, mas prejudica o negócio.

Os números úteis da oficina estão por baixo: o que o tempo vendido realmente rendeu e que proporção do tempo disponível foi vendido.

Horas vendidas em relação a horas disponíveis

De todos os números da oficina, este é o mais próximo de uma medida honesta. Pergunta que parte do tempo que pagou foi realmente cobrada ao cliente.

Revela coisas que o volume de negócios oculta: técnicos à espera de peças, trabalhos que demoraram mais do que o previsto, intervalos entre marcações e retrabalhos que ninguém registou porque pareceram pequenos favores.

O número raramente é tão alto quanto as pessoas esperam, e a primeira vez que é medido corretamente é geralmente desconfortável. Esse desconforto é o objetivo, pois tudo acima dele é receita recuperável.

A diferença entre o tempo orçado e o real

Acompanhe a duração planeada em relação à real por tipo de trabalho e um padrão surge em semanas.

Raramente é otimismo geral. São dois ou três tipos de trabalho onde a estimativa está errada há anos, consumindo silenciosamente o calendário e a margem em cada um deles.

Corrigir essas estimativas é a melhoria operacional mais barata, pois nada sobre como se trabalha precisa mudar. O calendário simplesmente deixa de prometer o que a oficina não pode fazer.

Trabalho de aconselhamento encontrado, orçado e convertido

O trabalho identificado num veículo é receita que já pagou para descobrir, e a maioria das oficinas não sabe o que acontece a isso.

• Quanto trabalho de aconselhamento foi identificado este mês?
• Quanto disso foi realmente orçado em vez de mencionado verbalmente?
• Quanto foi convertido e em que período?
• Quais tipos de trabalho geram aconselhamentos que convertem e quais não?
• Quanto nunca foi seguido, que é geralmente o maior dos cinco.

Uma oficina que melhora apenas os dois do meio, sem encontrar um único novo cliente, geralmente encontra mais receita do que qualquer marketing que poderia ter comprado.

Taxa de retorno de clientes, medida honestamente

Novos clientes são caros e os que voltam são quase gratuitos, por isso a proporção que regressa é um melhor indicador de saúde do que a contagem de novos.

Meça num período que corresponda ao seu trabalho, já que um intervalo de serviço é um ano e um ciclo de pneus é mais longo. Um mês é demasiado curto para ter significado e um valor vitalício elogia um negócio antigo.

Uma taxa de retorno em queda é um aviso precoce que surge muito antes de a faturação mudar, que é exatamente o que se quer de um número.

Margem por tipo de trabalho, não apenas global

Um valor de margem global média oculta o que precisa de ver: algumas categorias estão a suportar outras.

Divida por tipo de trabalho e a imagem geralmente muda. A montagem de pneus, serviços, diagnósticos, preparação para inspecção periódica e fornecimento de peças têm perfis de margem muito diferentes, e uma oficina pode estar a crescer a categoria de menor margem sem que ninguém repare.

A decisão que isto altera é onde colocar a capacidade. Uma hora de trabalho na categoria mais forte vale mais do que a mesma hora na mais fraca, e uma vez que essa diferença é visível, as prioridades de agendamento e orçamentação seguem a partir daí em vez de por hábito.

Menos números, analisados mais frequentemente

Um relatório com quarenta números é lido uma vez. Um relatório com cinco é lido todos os meses, e apenas o segundo altera algo.

O teste para saber se um número é relevante é simples: nomeie a decisão que mudaria. Se ninguém conseguir, está a ser monitorizado porque é contável e não porque é importante.

Isto geralmente reduz os relatórios da oficina a horas vendidas, orçadas em relação ao tempo real, conversão de aconselhamento, taxa de retorno e margem por tipo de trabalho. Cinco números, revistos mensalmente, com alguém responsável por cada um.