Encomenda de fornecedores de pneus, sem o telefone.

Para onde vai realmente o tempo

Pergunte a uma oficina quanto tempo leva a encomenda de fornecedores de pneus e a resposta é geralmente uma subestimação, porque acontece em fragmentos em vez de um bloco.

Os fragmentos verificam a disponibilidade entre fornecedores, comparam preços não comparáveis, fazem o pedido, registam-no para que o trabalho saiba que está a chegar e fazem o acompanhamento quando não chega. Cada um é pequeno, mas o total não é.

O outro custo é a interrupção. O pedido geralmente ocorre no meio de outra tarefa, o que o torna lento e propenso a erros.

Uma visão da disponibilidade supera três portais

A maior poupança não é fazer pedidos mais rápidos, mas não ter de verificar vários locais para saber o que é possível.

Quando a disponibilidade e o preço dos seus fornecedores aparecem numa única visão, a decisão leva segundos e é feita com informação completa, em vez de depender do primeiro portal que verificou. Também interrompe o hábito silencioso de sempre pedir ao mesmo fornecedor porque o seu site é o menos incómodo.

Esse hábito é caro. Os fornecedores preferidos conquistam a sua posição pelo serviço e preço, e nenhum pode ser avaliado se nunca vir as alternativas no momento do pedido.

Encomende pelo trabalho, não pelo tamanho

Um pedido feito como um tamanho num portal está desconectado da razão pela qual existe, e reconectá-los é um trabalho manual que alguém faz depois.

Fazer o pedido em função da reserva significa que o trabalho sabe o que está a chegar e quando, o cliente pode ser informado honestamente, e ninguém tem de conciliar uma nota de entrega com uma agenda. Quando a entrega está atrasada, o trabalho afetado é óbvio, em vez de ser algo que descobre no dia.

Isso também torna a margem visível por trabalho em vez de por mês, que é o nível em que as decisões de preços realmente são tomadas.

Mantenha as relações, elimine as chamadas

Há um receio real de que a automação dos pedidos prejudique as relações com fornecedores que levaram anos a construir, e isso deve ser levado a sério.

Na prática, a relação baseia-se em condições de crédito, alocação em caso de escassez de stock e alguém que responda quando há um problema. Nada disso depende de fazer encomendas rotineiras por telefone, e tudo isso sobrevive a uma encomenda automatizada de uma linha padrão.

Reserve as chamadas para o que requer julgamento: uma montagem incomum, um trabalho urgente, uma entrega que correu mal. Essas conversas são mais valiosas quando não competem com quarenta rotineiras por semana.

Veja o que chega, não só o que foi pedido

A diferença entre a encomenda e a entrega é onde o dinheiro escapa, e raramente é verificada corretamente.

• Entregas curtas que são notadas no dia, mas nunca creditadas.
• Linhas substituídas aceites silenciosamente porque o trabalho precisa de ser feito.
• Diferenças de preço entre o valor cotado e o faturado na mesma linha.
• Atrasos repetidos de um fornecedor, que nunca são quantificados.
• Devoluções levantadas e depois não seguidas.

Cada um é pequeno e nenhum é memorável, por isso persistem. Um registo do que foi encomendado versus o que foi recebido torna o padrão visível, e o padrão é o que se leva ao fornecedor.

Deixe um agente tratar da parte repetitiva

A encomenda é um bom candidato à automação precisamente porque é repetitiva, baseada em regras e de alto volume, e um mau candidato para julgamento.

Um agente pode verificar a disponibilidade entre fornecedores, aplicar as suas regras de preferência, fazer os pedidos rotineiros e sinalizar as exceções que precisam de uma pessoa. O que não deve fazer é decidir quais relações com fornecedores são importantes para si, ou aceitar uma substituição num trabalho onde a linha exata foi especificada.

O teste de que está configurado corretamente: os pedidos rotineiros deixam de aparecer no seu dia, enquanto os casos incomuns continuam a chegar a alguém com contexto suficiente para decidir.