Migração

Mudar de software de oficina, sem perder o histórico.

A maioria das oficinas permanece em software que já superaram durante anos mais do que pretendem, e a razão quase nunca é o preço. É o medo de perder uma década de histórico de clientes e veículos na mudança, um medo razoável e gerível.

Um escritório de oficina com um computador e ficheiros

Descubra primeiro o que pode realmente exportar.

Antes de comparar, estabeleça o que o seu sistema atual lhe dará e em que formato. Esta única questão decide a dificuldade de todo o exercício.

Pergunte especificamente: clientes, veículos, histórico de serviços, faturas, saldos em aberto, stock e anexos como fotografias ou registos de inspecção. Alguns sistemas exportam os dois primeiros de forma clara e os restantes mal.

Faça isso antes de se comprometer emocionalmente com a mudança. Se a resposta for fraca, é uma razão para planear de forma diferente, não para descobrir isso durante a migração.

Decida o que deve ser movido e o que só precisa ser legível.

Nem tudo precisa estar no novo sistema, e tentar mover tudo é o que faz as migrações falharem.

Deve mover: clientes, veículos e histórico de serviços suficiente para atender um cliente que retorna adequadamente.
Deve mover: saldos em aberto e trabalhos em curso, ou começará com um problema de reconciliação.
Bom mover: stock, registos de fornecedores e preços, embora estes sejam muitas vezes mais fáceis de reconstruir.
Legível é suficiente: faturas antigas e trabalhos fechados, que podem ficar num export de arquivo que você mantém.
Deixe para trás: registos duplicados e clientes inativos, pois uma migração é a única boa oportunidade de não os levar adiante.

Esse último ponto é importante. O que quer que mova, você terá que conviver com isso, então uma migração é a oportunidade mais barata que terá para limpar os dados.

O timing é mais importante do que as pessoas esperam.

Trocar de software de oficina durante o seu mês mais movimentado é como um projeto gerível se torna uma crise.

Escolha um período realmente calmo e evite fazer a mudança no final do ano fiscal ou em épocas de pico, como a aproximação do inverno. O primeiro cria ambiguidade contabilística e o segundo garante que qualquer problema surge quando menos pode absorver.

Permita um período em que ambos funcionem, com o sistema antigo acessível e o novo em funcionamento. Essa sobreposição não é indecisão, é o que permite verificar a migração em relação à realidade e não a uma folha de cálculo.

Verifique a migração nos casos que importam

Verificar uma migração contando registos diz quase nada. As contagens podem coincidir enquanto o conteúdo está errado.

Escolha alguns clientes reais e complicados e verifique-os corretamente: um com um longo histórico de serviços, um com vários veículos, um com saldo em aberto, um com anexos e um com algo incomum sobre como foram registados. Se esses cinco estiverem corretos, a maioria geralmente está.

Faça essa verificação você mesmo em vez de aceitar uma garantia. Leva uma hora e é a única parte do processo que encontra os erros que um resumo oculta.

O que perguntar a um fornecedor em potencial e o que ignorar

Listas de funcionalidades são a parte menos útil da comparação, pois todos os sistemas listam tudo e quase nada disso decide o resultado.

Pergunte como um cliente com dez anos de histórico ficará após a migração e peça para ver.
Pergunte o que eles exportarão para si se algum dia sair, o que revela a confiança que têm.
Pergunte quem faz o trabalho de migração e quanto custa, pois "podemos importar isso" e "vamos importar isso" são frases diferentes.
Pergunte o que acontece nas duas primeiras semanas: quem treina a equipa e quem atende o telefone numa manhã difícil.
Pergunte o que não faz, pois um fornecedor que não consegue nomear nada não entendeu a questão.

As respostas desses cinco fornecedores são muito melhores do que uma grelha de funcionalidades, e são as perguntas que as pessoas gostariam de ter feito depois, não antes.

Planeie as duas primeiras semanas, não só a mudança

A mudança em si é um dia. A quinzena seguinte é onde se avalia a migração, e geralmente está subdimensionada.

Espere que a equipa seja mais lenta, que surjam perguntas óbvias, e coloque alguém específico a responder em vez de deixar todos a resolverem separadamente. Marque um pouco menos trabalho do que o habitual para esse período, se puder.

Vale a pena concordar antecipadamente sobre o que faria parar e reavaliar, para que uma semana má seja uma decisão e não um desvio.

Perguntas frequentes

O que devo verificar antes de mudar de software de oficina?

O que o seu sistema atual realmente exporta, em detalhe: clientes, veículos, histórico de serviços, faturas, saldos, stock e anexos. Alguns sistemas fornecem os dois primeiros de forma clara e os restantes mal, e essa resposta molda todo o projeto.

Todos os meus dados precisam de ser transferidos?

Não, e tentar mover tudo é o que faz as migrações falharem. Clientes, veículos, histórico de serviços suficiente, saldos e trabalhos abertos precisam de ser transferidos. Faturas antigas fechadas geralmente só precisam de ser legíveis num arquivo.

Qual é o melhor momento para mudar?

Um período realmente calmo, evitando o final do ano financeiro e qualquer pico sazonal. Permita uma sobreposição onde o sistema antigo é legível e o novo está ativo, para que a migração possa ser verificada em relação à realidade.

Como posso verificar se a migração funcionou?

Não contando registos, que podem coincidir enquanto o conteúdo está errado. Verifique cinco clientes reais complicados: um longo histórico, vários veículos, um saldo em aberto, anexos e algo registado de forma incomum. Se estes estiverem corretos, a maioria estará.

O que corre mal após a mudança?

As duas semanas seguintes costumam estar subdimensionadas. Espere que a equipa seja mais lenta, coloque uma pessoa responsável por responder a perguntas, agende um pouco menos de trabalho e concorde antecipadamente no que faria parar e reavaliar.

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