Operações

Agendamento de oficina que sobrevive ao dia.

Toda a oficina já teve aquele dia em que o trabalho das dez ainda está na rampa às duas, três clientes estão à espera e ninguém consegue encontrar as peças para a tarde. Esse dia raramente é causado por um único trabalho mau. É causado por um agendamento que não tinha espaço desde o início.

Baias de serviço vazias numa oficina moderna e limpa

Reserve tempo, não trabalhos

A raiz dos problemas de agendamento nas oficinas é marcar pelo nome do serviço em vez da duração real. Um serviço não tem um tempo fixo; depende do veículo, do seu estado e do que se descobre.

A solução não é glamourosa: mantenha as suas próprias durações médias por serviço e tipo de veículo, com base na sua história, e deixe o agendamento usar esses dados. Uma oficina que sabe que um determinado serviço leva na verdade noventa minutos num tipo específico de carro deixa de prometer uma hora.

Quando as durações refletem a realidade, a maior parte do caos visível desaparece, pois o agendamento deixa de ser uma lista de desejos.

Deixe espaço para o que vai encontrar

Um veículo que entra para um serviço frequentemente revela precisar de outro, o que é um bom resultado comercial e um desastre para um agendamento sem folga.

Um buffer intencional é a diferença entre uma descoberta ser receita extra e ser uma tarde arruinada. O quanto depende da sua mistura de trabalho, mas o padrão que funciona é um intervalo protegido no dia em vez de aumentar o tempo de cada serviço, pois isso simplesmente reduz a capacidade e depois se esgota.

O buffer também absorve a variação normal: uma chegada tardia, uma peça errada, um cliente que quer conversar. Sem ele, um pequeno deslize propaga-se por todos os serviços restantes.

Sequencie por restrição, não pelo tempo de agendamento

As baias, rampas, equipamentos especializados e técnicos individuais são todas restrições, e raramente correspondem à ordem em que os clientes agendaram.

Agrupe os serviços que precisam do mesmo equipamento para que não seja redefinido repetidamente.
Comece os serviços longos cedo, pois um serviço longo que começa tarde não tem onde se estender.
Coloque os clientes à espera no início do dia, onde a variação ainda não se acumulou.
Mantenha pelo menos uma baía flexível para o trabalho que surgir.
Não agende um técnico especialista em sequência se só ele puder fazer esse trabalho.

Aqui é onde um sistema de agendamento que compreende recursos supera um diário. Um diário só indica a hora; não informa que ambos os trabalhos às onze precisam da mesma rampa.

A disponibilidade de peças deve estar no agendamento.

Um trabalho agendado sem peças confirmadas não é uma reserva, é uma esperança, e é a principal causa de uma baía parada.

A regra a aplicar é simples: um trabalho só ocupa um espaço quando as peças estão confirmadas para esse dia. Tudo o resto fica em estado provisório, que os clientes são informados de forma honesta em vez de confirmado e depois remarcado.

Isso liga o agendamento à encomenda de fornecedores de forma mais eficaz do que a maioria das oficinas consegue. Quando os dois são sistemas separados mantidos por pessoas diferentes, a lacuna entre eles é onde o tempo de baía desperdiçado reside.

Diga aos clientes a verdade sobre o tempo.

A maioria das queixas sobre atrasos são, na verdade, queixas sobre a falta de informação.

Um cliente informado de um prazo realista e atualizado quando este escorrega é muito mais tolerante do que um que recebe um tempo otimista e fica à espera. Essa é uma decisão de agendamento tanto quanto de serviço: se o agendamento é honesto, a comunicação também pode ser.

Isso também protege a sua precificação. Uma oficina que termina consistentemente quando disse que terminaria pode cobrar corretamente, enquanto uma que se atrasa está sempre a pedir desculpas com um desconto.

Meça a diferença entre o planeado e o real.

O número mais útil na programação de uma oficina não é a utilização, mas sim a diferença entre o que planeou e o que aconteceu.

Acompanhar a duração planeada versus a real por tipo de trabalho revela onde as estimativas falham, geralmente são dois ou três tipos de trabalho a causar a maior parte do problema, não um otimismo geral.

Corrija essas durações e a programação estabiliza sem que ninguém trabalhe de forma diferente. É a melhoria operacional mais barata para uma oficina, e só precisa de registar o que realmente aconteceu.

Perguntas frequentes

Por que é que a programação da minha oficina está sempre a falhar?

Geralmente porque agenda trabalhos em vez de durações realistas, e não tem margem. Um veículo para um serviço muitas vezes precisa de outro, e sem folga essa descoberta estraga a tarde em vez de gerar receita extra.

Quanto buffer deve uma oficina deixar?

Depende do seu mix de trabalho, mas uma margem protegida no dia funciona melhor do que aumentar cada trabalho. Aumentar cada trabalho reduz a capacidade e acaba por ser erodido, enquanto uma verdadeira margem absorve as descobertas e a variação normal.

Devo agendar por tempo ou por lugar?

Por restrição. Lugares, rampas, equipamentos especializados e técnicos individuais limitam o que pode ser feito em paralelo, e raramente correspondem à ordem em que os clientes agendaram. Um diário diz-lhe o tempo, mas não que dois trabalhos precisam da mesma rampa.

De onde vem a maior parte do tempo de lugar desperdiçado?

Trabalhos agendados sem peças confirmadas. Um trabalho só deve estar num espaço uma vez que as suas peças estejam confirmadas para esse dia; tudo o resto deve ser provisório e comunicado como tal, em vez de confirmado e rearranjado.

O que devo medir para melhorar a programação?

A diferença entre a duração planeada e a real por tipo de trabalho, em vez de utilização. Normalmente, são dois ou três tipos de trabalho que causam a maior parte dos danos, e corrigir essas estimativas estabiliza o calendário sem que ninguém trabalhe de forma diferente.

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