Autokorjaamo-ohjelmiston vaihto, ilman historian menetystä.

Selvitä ensin, mitä voit oikeasti viedä

Ennen vertailua selvitä, mitä nykyinen järjestelmäsi antaa ja missä muodossa. Tämä kysymys määrittää koko prosessin vaikeuden.

Kysy tarkasti: asiakkaat, ajoneuvot, huoltohistoria, laskut, avoimet saldot, varasto ja liitteet kuten valokuvat tai tarkastustiedot. Jotkut järjestelmät vievät kaksi ensimmäistä siististi, mutta muut huonosti.

Tee se ennen kuin sitoudut siirtoon tunteellisesti. Jos vastaus on huono, se on syy suunnitella toisin, ei syy löytää se siirron aikana.

Päätä, mitä siirretään ja mitä vain luetaan.

Kaikkea ei tarvitse siirtää uuteen järjestelmään, ja kaiken siirtäminen aiheuttaa epäonnistumisia.

• Siirrettävä: asiakkaat, ajoneuvot ja riittävästi palveluhistoriaa palaavalle asiakkaalle.
• Kannattaa siirtää: avoimet saldot ja kesken olevat työt, muuten syntyy sovittamisongelmia.
• Hyvä siirtää: varasto, toimittajatiedot ja hinnoittelu, vaikka ne on usein helpompi rakentaa uudelleen.
• Riittää, että vanhat laskut ja suljetut työt ovat luettavissa arkistoinnissa.
• Jätä taakse: kaksoiskappaleet ja passiiviset asiakkaat, sillä siirto on hyvä tilaisuus jättää ne pois.

Viimeinen kohta on tärkeä. Mitä siirrät, se jää, joten siirto on halvin tilaisuus puhdistaa tiedot.

Ajankohdalla on enemmän merkitystä kuin luullaan.

Korjaamosoftan vaihtaminen kiireisimpänä kuukautena tekee hallittavasta projektista kriisin.

Valitse oikeasti rauhallinen ajankohta, ja vältä muutoksen tekemistä tilikauden päättymisen tai huippusesongin, kuten talven alun, aikana. Ensimmäinen aiheuttaa kirjanpidollista epäselvyyttä ja toinen takaa, että ongelmat tulevat silloin, kun et voi niitä käsitellä.

Salli aikaväli, jolloin molemmat järjestelmät toimivat, vanha järjestelmä on luettavissa ja uusi käytössä. Tämä päällekkäisyys ei ole epäröintiä, vaan mahdollistaa siirron tarkistamisen todellisuuden mukaan, ei taulukon.

Tarkista siirto tärkeissä tapauksissa

Siirron tarkistaminen laskemalla tietueita ei paljasta juuri mitään. Laskennat voivat olla oikein, vaikka sisältö olisi väärä.

Valitse muutama todellinen, hankala asiakas ja tarkista heidät kunnolla: yksi pitkällä palveluhistorialla, yksi usealla ajoneuvolla, yksi avoimella saldolla, yksi liitteillä ja yksi, jolla on jotain epätavallista tallennuksessa. Jos nämä viisi ovat oikein, suurin osa on yleensä myös.

Tee tarkistus itse sen sijaan, että hyväksyisit varmistuksen. Se vie tunnin ja on ainoa osa prosessia, joka löytää tiivistelmän piilottamat virheet.

Mitä kysyä mahdolliselta toimittajalta ja mitä jättää huomiotta

Ominaisuuslistat ovat vertailun vähiten hyödyllinen osa, koska jokainen järjestelmä listaa kaiken, eikä mikään niistä ratkaise lopputulosta.

1. Kysy, miltä kymmenen vuoden historian omaava asiakas näyttää siirron jälkeen, ja pyydä nähdä se.
2. Kysy, mitä he vievät sinulle, jos koskaan lähdet, mikä kertoo heidän varmuudestaan.
3. Kysy, kuka tekee siirtotyön ja mitä se maksaa, sillä "voimme tuoda sen" ja "tuomme sen" ovat eri lauseita.
4. Kysy, mitä tapahtuu ensimmäisen kahden viikon aikana: kuka kouluttaa tiimin ja kuka vastaa puhelimeen huonona aamuna.
5. Kysy, mitä se ei tee, sillä toimittaja, joka ei osaa nimetä mitään, ei ole ymmärtänyt kysymystä.

Vastaukset näihin viiteen kysymykseen ovat paljon hyödyllisempiä kuin ominaisuusruudukko, ja ne ovat kysymyksiä, joita ihmiset toivovat, että olisivat kysyneet jälkeenpäin, eivät ennen.

Suunnittele ensimmäinen kaksi viikkoa, ei vain vaihto.

Vaihto on vain yksi päivä. Seuraavat kaksi viikkoa arvioivat siirron onnistumisen, ja ne ovat usein aliresursoituja.

Odota tiimin olevan hitaampi, kysymyksiä nousee, ja nimeä joku vastaamaan niihin sen sijaan, että kaikki selvittäisivät erikseen. Varaa tuona aikana hieman vähemmän työtä, jos mahdollista.

On myös hyvä sopia etukäteen, mikä saa sinut pysähtymään ja arvioimaan tilannetta, jotta huono viikko on päätös eikä vain vaeltamista.