Asiakastiedot autokorjaamossa: mikä sinulla on.

Tiedä, mitä sinulla on ja missä

Ensimmäinen harjoitus on inventaario, ja se yllättää usein, koska asiakastiedot autokorjaamossa kertyvät useampaan paikkaan kuin kukaan muistaa.

Hallintojärjestelmä on ilmeinen. Vähemmän ilmeisiä ovat jaettu sähköposti, puhelin, joka otti varauskuvat, paperiset työkortit laatikossa, joku markkinointia varten tehty taulukko, WhatsApp-ketju laivaston kontaktin kanssa ja korttimaksukoneen tiedot.

Et voi suojata, säilyttää tai poistaa sitä, mitä et ole löytänyt, joten lista siitä, missä henkilötiedot sijaitsevat, on edellytys kaikelle muulle tässä artikkelissa. Se vie iltapäivän, ja sitä harvoin tehdään.

Säilytä se syystä, ei ikuisesti

Vaistona on säilyttää asiakastiedot ikuisesti, koska ne saattavat olla hyödyllisiä ja poistaminen tuntuu riskialttiilta.

Se on väärin useimmissa lainkäyttöalueissa: tietoja tulisi säilyttää niin kauan kuin on syytä, ja sitten poistaa, ja pidemmän ajan säilyttäminen lisää häiriötilanteessa menetettävää ilman lisäarvoa. Palveluhistorialla on todellinen pitkäaikaisen säilyttämisen peruste; neljän vuoden takainen liiditaulukko ei.

Säilytysaikojen määrittäminen kullekin kategoriolle, kirjattuna ja käytännössä sovellettuna, on käytännön versio. Tarkat ajanjaksot vaihtelevat maittain ja sen mukaan, mitä muita sääntöjä tietosi koskevat, joten tarkista paikallisesti sen sijaan, että keksisit numeron.

Markkinoinnilla on oltava laillinen peruste

Tässä autokorjaamot usein harhautuvat, yleensä ilman tarkoitusta.

• Asiakkaan antama numero auton valmiudesta ei tarkoita tarjousten hyväksymistä.
• Palvelumuistutuksia ja markkinointia käsitellään eri tavoin eri alueilla, ja raja on hyvä tietää.
• Suostumus on kirjattava, mukaan lukien ajankohta ja tapa, jolla se annettiin.
• Jokaisessa markkinointiviestissä on oltava toimiva tapa kieltäytyä, ja se on kunnioitettava nopeasti.
• Ostettu lista paikallisista autoilijoista ei lähes koskaan ole laillisesti käytettävissä, mitä myyjä väittääkin.

Käytännön sääntö, joka pitää useimmat korjaamot turvassa, on kysyä palvelun yhteydessä ja kirjata vastaus, sen sijaan että oletettaisiin, että suhde tarkoittaa lupaa.

Valokuvat ja tarkastusasiakirjat

Digitaaliset ajoneuvotarkastukset ovat erinomaista käytäntöä ja luovat datakategorian, johon kannattaa kiinnittää huomiota.

Ajoneuvosta otettu valokuva voi sisältää rekisterin, ajotien, talon numeron ja joskus henkilön heijastuksessa. Tämä on henkilötietoa useimmissa säädöksissä, ja se on teknikon puhelimessa, ellei järjestelmä tallenna sitä keskitetysti.

Hallittava versio on, että kuvat menevät työasiakirjaan sen sijaan, että ne pysyisivät henkilökohtaisissa laitteissa, ja puhelin ei ole arkisto. On myös hyvä kertoa asiakkaille, että valokuvaat heidän ajoneuvonsa, mikä on hyvä käytäntö ja rauhoittavaa, ei pelottavaa.

Pyyntöjä ja rikkomuksia tulee lopulta vastaan

Kaksi asiaa tapahtuu jokaiselle yritykselle, joka pitää tietoa tarpeeksi kauan, ja molemmat menevät huonosti ilman suunnitelmaa.

Asiakkaan pyyntö saada kopio tiedoista tai poistaa ne on aikarajallinen useimmissa lainkäyttöalueissa. Tiedon sijainnin tunteminen, jonka inventaario antaa, tekee siitä vastattavan eikä pelottavan.

Tietoturvaloukkaus on toinen. Varastettu kannettava tietokone, väärin lähetetty sähköposti tai vaarantunut postilaatikko lasketaan, ja raportointivelvoitteet ovat yleensä lyhyitä. Vastaus on parempi, kun joku on miettinyt sitä etukäteen kuin että se keksitään illalla.

Käytännön askeleet, jotka kattavat suurimman osan siitä

Tämä ei vaadi asiantuntijaa pieneltä korjaamolta, ja muutama tapa kattaa suurimman osan.

Pidä asiakastiedot yhdessä järjestelmässä viiden sijaan. Anna ihmisille omat kirjautumistunnukset eikä jaettuja, jotta pääsy on jäljitettävissä. Poista pääsy, kun joku lähtee, mikä on usein unohtuva askel. Älä säilytä asiakaslistoja henkilökohtaisilla laitteilla. Tarkista, mitä toimittajasi ja ohjelmistotoimittajasi tekevät antamillasi tiedoilla.

Viimeinen kohta on tärkeä, kun korjaamot ottavat käyttöön lisää työkaluja. Jokainen järjestelmä, joka pitää asiakastietojasi, on osa vastuuta, joten tiedon sijainnin ja palautettavan tiedon selvittäminen on syytä kysyä ennen allekirjoittamista.