Αλλαγή λογισμικού συνεργείου, χωρίς απώλεια ιστορικού.

Δείτε τι μπορείτε πραγματικά να εξάγετε, πρώτα

Πριν συγκρίνετε οτιδήποτε, καθορίστε τι θα σας δώσει το τρέχον σύστημα και σε ποια μορφή. Αυτή η μία ερώτηση καθορίζει πόσο δύσκολη είναι η όλη διαδικασία.

Ρωτήστε συγκεκριμένα και όχι γενικά: πελάτες, οχήματα, ιστορικό υπηρεσιών, τιμολόγια, εκκρεμή υπόλοιπα, απόθεμα και οποιαδήποτε συνημμένα όπως φωτογραφίες ή έγγραφα επιθεώρησης. Ορισμένα συστήματα εξάγουν τα πρώτα δύο καθαρά και τα υπόλοιπα σχεδόν καθόλου.

Κάντε το πριν δεσμευτείτε συναισθηματικά στη μεταφορά. Αν η απάντηση είναι κακή, αυτό είναι λόγος να σχεδιάσετε διαφορετικά και όχι να το ανακαλύψετε κατά τη διάρκεια της μεταφοράς.

Αποφασίστε τι πρέπει να μεταφερθεί και τι απλώς πρέπει να είναι αναγνώσιμο.

Δεν χρειάζεται όλα να μεταφερθούν στο νέο σύστημα, και η προσπάθεια να μεταφέρετε τα πάντα είναι που αποτυγχάνει τις μεταφορές.

• Πρέπει να μεταφερθούν: πελάτες, οχήματα και αρκετό ιστορικό υπηρεσιών για να εξυπηρετηθεί σωστά ο επαναλαμβανόμενος πελάτης.
• Πρέπει να μεταφερθούν: εκκρεμή υπόλοιπα και ανοιχτές εργασίες, αλλιώς ξεκινάτε με πρόβλημα συμφωνίας.
• Καλό είναι να μεταφερθούν: απόθεμα, αρχεία προμηθευτών και τιμές, αν και συχνά είναι πιο εύκολο να ξαναχτιστούν καθαρά.
• Αρκετό είναι το αναγνώσιμο: παλιές τιμολόγια και κλειστές εργασίες, που μπορούν να διατηρηθούν σε ένα αρχείο εξαγωγής.
• Αφήστε πίσω: διπλά αρχεία και ανενεργούς πελάτες, καθώς μια μεταφορά είναι η μοναδική καλή ευκαιρία να μην τους μεταφέρετε.

Αυτή η τελευταία παρατήρηση αξίζει. Ό,τι μεταφέρετε, θα το έχετε, οπότε μια μεταφορά είναι η φθηνότερη ευκαιρία να καθαρίσετε τα δεδομένα.

Ο χρόνος έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι περιμένουν οι άνθρωποι.

Η αλλαγή λογισμικού συνεργείου κατά τη διάρκεια του πιο πολυάσχολου μήνα σας μετατρέπει ένα διαχειρίσιμο έργο σε κρίση.

Επιλέξτε μια πραγματικά ήσυχη περίοδο και αποφύγετε να κάνετε την αλλαγή στο τέλος οικονομικού έτους ή σε περίοδο αιχμής όπως η προετοιμασία για το χειμώνα. Το πρώτο δημιουργεί λογιστική αμφιβολία και το δεύτερο εγγυάται ότι οποιοδήποτε πρόβλημα θα προκύψει όταν μπορείτε λιγότερο να το αντέξετε.

Επιτρέψτε μια περίοδο λειτουργίας και των δύο, με το παλιό σύστημα αναγνώσιμο και το νέο σε λειτουργία. Αυτή η επικάλυψη δεν είναι αμφιβολία, είναι αυτό που σας επιτρέπει να ελέγξετε τη μεταφορά με την πραγματικότητα και όχι με ένα υπολογιστικό φύλλο.

Ελέγξτε τη μετανάστευση στις σημαντικές περιπτώσεις

Η επαλήθευση μιας μετανάστευσης μετρώντας εγγραφές δεν λέει σχεδόν τίποτα. Οι μετρήσεις μπορεί να ταιριάζουν ενώ το περιεχόμενο είναι λάθος.

Επιλέξτε μερικούς πραγματικούς, δύσκολους πελάτες και ελέγξτε τους σωστά: έναν με μακρά ιστορία εξυπηρέτησης, έναν με πολλά οχήματα, έναν με εκκρεμή υπόλοιπα, έναν με συνημμένα και έναν με κάτι ασυνήθιστο στην καταγραφή τους. Αν αυτοί οι πέντε είναι σωστοί, οι περισσότεροι είναι συνήθως σωστοί.

Κάντε αυτόν τον έλεγχο μόνοι σας αντί να αποδεχθείτε μια διαβεβαίωση. Διαρκεί μία ώρα και είναι το μόνο μέρος της διαδικασίας που βρίσκει τα λάθη που κρύβει μια περίληψη.

Τι να ρωτήσετε έναν υποψήφιο προμηθευτή και τι να αγνοήσετε

Οι λίστες χαρακτηριστικών είναι το λιγότερο χρήσιμο μέρος της σύγκρισης, καθώς κάθε σύστημα καταγράφει τα πάντα και σχεδόν κανένα από αυτά δεν καθορίζει το αποτέλεσμα.

1. Ρωτήστε πώς θα φαίνεται ένας πελάτης με δέκα χρόνια ιστορίας μετά τη μετανάστευση και ζητήστε να το δείτε.
2. Ρωτήστε τι θα εξάγουν για εσάς αν ποτέ φύγετε, αυτό δείχνει πόσο σίγουροι είναι.
3. Ρωτήστε ποιος κάνει τη δουλειά της μετανάστευσης και πόσο κοστίζει, καθώς το "μπορούμε να το εισάγουμε" και το "θα το εισάγουμε" είναι διαφορετικές προτάσεις.
4. Ρωτήστε τι συμβαίνει τις πρώτες δύο εβδομάδες: ποιος εκπαιδεύει την ομάδα και ποιος απαντά στο τηλέφωνο το δύσκολο πρωί.
5. Ρωτήστε τι δεν κάνει, γιατί ένας προμηθευτής που δεν μπορεί να ονομάσει τίποτα δεν έχει κατανοήσει την ερώτηση.

Οι απαντήσεις σε αυτούς τους πέντε ξεχωριστούς προμηθευτές είναι πολύ καλύτερες από έναν πίνακα χαρακτηριστικών και είναι οι ερωτήσεις που οι άνθρωποι εύχονται να είχαν ρωτήσει μετά και όχι πριν.

Σχεδιάστε τις πρώτες 14 ημέρες, όχι μόνο την αλλαγή.

Η αλλαγή είναι μια μέρα. Οι επόμενες 14 ημέρες κρίνουν τη μετανάστευση, και συνήθως είναι υποστελεχωμένες.

Περιμένετε η ομάδα να είναι πιο αργή, να υπάρχουν προφανείς ερωτήσεις, και ορίστε κάποιον υπεύθυνο για να απαντά, αντί να προσπαθούν όλοι μόνοι τους. Κλείστε λιγότερη δουλειά από το συνηθισμένο για αυτή την περίοδο αν μπορείτε.

Αξίζει να συμφωνήσετε εκ των προτέρων τι θα σας κάνει να σταματήσετε και να επανεκτιμήσετε, ώστε μια κακή εβδομάδα να είναι απόφαση και όχι απλή πτώση.