Δεδομένα πελατών σε συνεργείο: τι κρατάτε.

Γνωρίστε τι έχετε και πού

Η πρώτη άσκηση είναι μια απογραφή, και συνήθως εκπλήσσει τους ανθρώπους γιατί τα δεδομένα πελατών σε ένα συνεργείο συσσωρεύονται σε περισσότερα μέρη από όσα θυμάται κανείς.

Το σύστημα διαχείρισης είναι το προφανές. Λιγότερο προφανή είναι το κοινό ταχυδρομείο, το τηλέφωνο που τράβηξε τις φωτογραφίες κρατήσεων, οι χάρτινες κάρτες εργασίας σε ένα συρτάρι, το υπολογιστικό φύλλο που κάποιος δημιούργησε για προώθηση, η συνομιλία στο WhatsApp με επαφή στόλου και τα αρχεία της κάρτας.

Δεν μπορείτε να προστατεύσετε, διατηρήσετε ή διαγράψετε ό,τι δεν έχετε εντοπίσει, οπότε μια λίστα με το πού βρίσκονται τα προσωπικά δεδομένα είναι προαπαιτούμενο για όλα τα υπόλοιπα σε αυτό το άρθρο. Χρειάζεται ένα απόγευμα και σπάνια γίνεται.

Κρατήστε το για έναν λόγο, όχι για πάντα

Το ένστικτο είναι να κρατάτε τα δεδομένα πελατών επ' αόριστον, με την αιτιολογία ότι μπορεί να είναι χρήσιμα και η διαγραφή φαίνεται ριψοκίνδυνη.

Αυτό είναι λάθος στις περισσότερες δικαιοδοσίες: τα δεδομένα πρέπει να διατηρούνται όσο υπάρχει λόγος και στη συνέχεια να διαγράφονται, και η διατήρηση περισσότερων για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα αυξάνει τις απώλειες σε περίπτωση παραβίασης χωρίς να προσθέτει αξία. Η ιστορία υπηρεσιών έχει πραγματική δικαιολόγηση μακροχρόνιας διατήρησης; ένα υπολογιστικό φύλλο επαφών από τέσσερα χρόνια πριν δεν έχει.

Η καθορισμένη περίοδος διατήρησης ανά κατηγορία, καταγεγραμμένη και πραγματικά εφαρμοσμένη, είναι η πρακτική εκδοχή. Οι ακριβείς περίοδοι διαφέρουν ανά χώρα και ανάλογα με ποιους άλλους κανόνες ισχύουν για τα αρχεία σας, οπότε ελέγξτε το τοπικά αντί να εφεύρετε έναν αριθμό.

Η προώθηση χρειάζεται νόμιμη βάση

Εδώ είναι που τα συνεργεία συχνά παρεκκλίνουν, συνήθως χωρίς να το εννοούν.

• Ένας πελάτης που σας δίνει τον αριθμό του για να ενημερωθεί ότι το αυτοκίνητό του είναι έτοιμο δεν έχει συμφωνήσει να λάβει προσφορές.
• Οι υπενθυμίσεις υπηρεσιών και το μάρκετινγκ αντιμετωπίζονται διαφορετικά σε πολλές δικαιοδοσίες, και η διαχωριστική γραμμή είναι σημαντική.
• Η συγκατάθεση πρέπει να καταγράφεται, συμπεριλαμβανομένου του πότε και πώς δόθηκε.
• Κάθε διαφημιστικό μήνυμα χρειάζεται λειτουργικό τρόπο για να αποσυρθεί, που να τηρείται άμεσα.
• Μια αγορασμένη λίστα τοπικών κατόχων οχημάτων σπάνια είναι νόμιμη, ό,τι και αν ισχυρίζεται ο πωλητής.

Ο πρακτικός κανόνας που κρατά τα περισσότερα συνεργεία ασφαλή είναι να ρωτούν κατά την παροχή υπηρεσίας και να καταγράφουν την απάντηση, αντί να υποθέτουν ότι η σχέση υποδηλώνει άδεια.

Φωτογραφίες και αρχεία επιθεώρησης

Οι ψηφιακές επιθεωρήσεις οχημάτων είναι εξαιρετική πρακτική και δημιουργούν μια κατηγορία δεδομένων που αξίζει προσοχής.

Μια φωτογραφία ενός οχήματος μπορεί να περιλαμβάνει μια πινακίδα, μια είσοδο, έναν αριθμό σπιτιού και μερικές φορές ένα άτομο σε αντανάκλαση. Αυτό είναι προσωπικό δεδομένο στις περισσότερες ρυθμίσεις και παραμένει στο τηλέφωνο του τεχνικού εκτός αν το σύστημα το αποθηκεύει κεντρικά.

Η διαχειρίσιμη εκδοχή είναι ότι οι εικόνες πηγαίνουν στο αρχείο της εργασίας αντί να παραμένουν σε προσωπικές συσκευές, και ότι το τηλέφωνο δεν είναι το αρχείο. Αξίζει επίσης να ενημερώνετε τους πελάτες ότι φωτογραφίζετε το όχημά τους, κάτι που είναι καλή πρακτική και καθησυχαστικό.

Αιτήματα και παραβιάσεις θα προκύψουν τελικά

Δύο πράγματα συμβαίνουν σε κάθε επιχείρηση που κρατά δεδομένα για αρκετό καιρό, και τα δύο πάνε στραβά χωρίς σχέδιο.

Ένας πελάτης που ζητάει αντίγραφο των δεδομένων σας ή την διαγραφή τους, είναι αίτημα με προθεσμία σε πολλές δικαιοδοσίες. Η γνώση της τοποθεσίας των δεδομένων, που σας δίνει το απόθεμα, το καθιστά απαντήσιμο και όχι ανησυχητικό.

Μια παραβίαση είναι το άλλο. Ένας κλεμμένος φορητός υπολογιστής, ένα λάθος email ή μια παραβιασμένη θυρίδα υπολογίζονται, και συνήθως υπάρχουν υποχρεώσεις αναφοράς με σύντομες προθεσμίες. Η αντίδραση είναι καλύτερη όταν έχει σκεφτεί κάποιος εκ των προτέρων παρά όταν εφευρίσκεται το βράδυ.

Πρακτικά βήματα που καλύπτουν τα περισσότερα.

Δεν χρειάζεται ειδικός για ένα μικρό συνεργείο, και μερικές συνήθειες καλύπτουν την πλειοψηφία.

Διατηρήστε τα δεδομένα πελατών σε ένα σύστημα αντί για πέντε. Δώστε σε κάθε άτομο το δικό του login αντί για κοινό, ώστε η πρόσβαση να είναι αναγνωρίσιμη. Αφαιρέστε την πρόσβαση όταν φεύγει κάποιος, που είναι το βήμα που συχνά παραλείπεται. Μην μεταφέρετε λίστες πελατών σε προσωπικές συσκευές. Ελέγξτε τι κάνουν οι προμηθευτές και οι πάροχοι λογισμικού με τα δεδομένα που τους παρέχετε.

Αυτό το τελευταίο σημείο έχει μεγαλύτερη σημασία καθώς τα συνεργεία υιοθετούν περισσότερα εργαλεία. Κάθε σύστημα που κρατά τα αρχεία πελατών σας είναι μέρος της ευθύνης σας, οπότε η γνώση της αποθήκευσης και της επιστροφής τους αξίζει να ρωτηθεί πριν την υπογραφή.