Dodržiavanie predpisov

Údaje zákazníkov v autoservise: čo máte.

Autoservis nie je zjavný podnik s údajmi, no uchováva prekvapujúce množstvo: mená, adresy, telefónne čísla, evidenčné čísla vozidiel, platobné záznamy a často aj fotografie vozidiel pred domami. Väčšina z toho je potrebná. Takmer nič nie je riadne spravované.

Zamknutá skriňa v kancelárii autoservisu

Viete, čo máte a kde

Prvým krokom je inventúra, ktorá zvyčajne prekvapí, pretože údaje zákazníkov v autoservise sa hromadia na viacerých miestach, než si ktokoľvek pamätá.

Správny systém je zjavný. Menej zjavné sú zdieľaná schránka, telefón, ktorý fotil rezervácie, papierové pracovné karty v zásuvke, tabuľka, ktorú niekto vytvoril na marketingovú akciu, WhatsApp vlákno s kontaktom na flotilu a záznamy z platobného terminálu.

Nemôžete chrániť, uchovávať ani mazať to, čo ste nenalezli, takže zoznam, kde sa osobné údaje nachádzajú, je predpokladom pre všetko ostatné v tomto článku. Zaberie to popoludnie a zriedka sa to robí.

Uchovávajte to z dôvodu, nie navždy

Inštinkt je uchovávať údaje zákazníkov neobmedzene, pretože sa môžu hodiť a mazanie sa zdá riskantné.

To je v väčšine jurisdikcií nesprávne: údaje by sa mali uchovávať, pokiaľ je dôvod, a potom odstrániť, pričom uchovávanie viac na dlhšie zvyšuje straty pri úniku bez pridania hodnoty. História služieb má skutočné opodstatnenie na dlhé uchovávanie; tabuľka potenciálnych zákazníkov spred štyroch rokov nie.

Stanovenie doby uchovávania pre každú kategóriu, zapísané a skutočne aplikované, je praktická verzia. Presné obdobia sa líšia podľa krajiny a podľa toho, aké ďalšie pravidlá platia pre vaše záznamy, preto sa informujte lokálne, namiesto vymýšľania čísla.

Marketing potrebuje právny základ

Tu sa autoservisy najčastejšie mýlia, zvyčajne neúmyselne.

Zákazník, ktorý vám dá svoje číslo, aby sa dozvedel, že jeho auto je pripravené, nesúhlasil s prijímaním ponúk.
Pripomienky na servis a marketing sú v mnohých jurisdikciách posudzované odlišne, a je dobré poznať túto hranicu.
Súhlas treba zaznamenať, vrátane času a spôsobu, akým bol udelený.
Každá marketingová správa musí mať funkčný spôsob, ako sa odhlásiť, ktorý sa rýchlo dodrží.
Zakúpený zoznam miestnych vlastníkov vozidiel sa takmer nikdy nedá legálne použiť, nech predajca tvrdí čokoľvek.

Praktické pravidlo, ktoré chráni väčšinu autoservisov, je opýtať sa pri službe a zaznamenať odpoveď, namiesto predpokladu, že vzťah znamená súhlas.

Fotografie a záznamy o kontrole

Digitálne kontroly vozidiel sú výborná prax a vytvárajú kategóriu údajov, ktorá si zaslúži pozornosť.

Fotografia vozidla môže obsahovať evidenčné číslo, príjazdovú cestu, číslo domu a niekedy aj osobu v odraze. To sú osobné údaje vo väčšine rámcov a zostávajú na telefóne technika, pokiaľ systém neukladá údaje centrálne.

Správna verzia je, že obrázky idú do záznamu práce, namiesto toho, aby zostávali na osobných zariadeniach, a že telefón nie je archív. Je tiež dobré informovať zákazníkov, že fotografujete ich vozidlo, čo je dobrá prax a upokojujúce, nie znepokojujúce.

Žiadosti a porušenia sa nakoniec objavia

Každému podniku, ktorý uchováva údaje dostatočne dlho, sa stávajú dve veci, a obe dopadnú zle bez plánu.

Zákazník, ktorý žiada o kópiu vašich údajov alebo o ich vymazanie, má v mnohých jurisdikciách časovo obmedzenú žiadosť. Vedieť, kde údaje sú, čo vám poskytuje inventár, robí odpoveď možnou a nie znepokojujúcou.

Druhou vecou je porušenie. Ukradnutý laptop, nesprávne odoslaný email alebo kompromitovaná schránka sa počítajú a zvyčajne existujú oznamovacie povinnosti s krátkymi lehotami. Odpoveď je oveľa lepšia, keď na to niekto myslel vopred, než keď sa to vymýšľa o ôsmej večer.

Praktické kroky, ktoré pokrývajú väčšinu z toho

Na to všetko nepotrebujete špecialistu pre malý autoservis, a niekoľko návykov pokrýva väčšinu.

Uchovávajte údaje zákazníkov v jednom systéme, nie v piatich. Dajte ľuďom vlastné prihlásenia, nie zdieľané, aby bol prístup priraditeľný. Odstráňte prístup, keď niekto odíde, čo je krok, ktorý sa najčastejšie prehliada. Nenosíte zoznamy zákazníkov na osobných zariadeniach. Skontrolujte, čo robia vaši dodávatelia a poskytovatelia softvéru s údajmi, ktoré do nich zadávate.

Ten posledný bod je dôležitejší, keď autoservisy prijímajú viac nástrojov. Každý systém, ktorý uchováva vaše zákaznícke záznamy, je súčasťou vašej zodpovednosti, takže vedieť, kde ich uchováva a čo vám vráti, stojí za to sa opýtať pred podpisom, nie potom.

Časté otázky

Aké zákaznícke údaje uchováva autoservis?

Viac, než väčšina majiteľov očakáva: mená, adresy, telefónne čísla, registrácie, platobné záznamy a fotografie vozidiel. Taktiež sa nachádzajú na viacerých miestach, než si pamätáte, vrátane zdieľaných schránok, telefónov technikov, papierových pracovných kariet a starých tabuliek.

Ako dlho by sa mali uchovávať záznamy zákazníkov?

Existuje dôvod, prečo ich uchovávať, a potom ich odstrániť. História služieb má skutočné oprávnenie na dlhé uchovávanie, zatiaľ čo štvoročná marketingová tabuľka nie. Nastavte obdobie pre každú kategóriu a aplikujte ho, pričom skontrolujte miestne pravidlá, pretože sa líšia podľa krajiny.

Môžem posielať marketing bývalým zákazníkom?

Iba so zákonným základom, a číslo poskytnuté zákazníkovi, aby mu mohli oznámiť, že jeho auto je pripravené, nie je súhlas na prijímanie ponúk. Pripomienky na servis a marketing sa často posudzujú inak. Opýtajte sa pri službe a zaznamenajte odpoveď.

Sú fotografie vozidiel osobné údaje?

Zvyčajne áno, pretože môžu obsahovať evidenčné číslo, príjazdovú cestu a číslo domu. Správny prístup je, že obrázky idú do záznamu o práci, nie do osobných telefónov, a informujte zákazníkov, že fotografujete ich vozidlo.

Čo mám robiť s prístupom, keď zamestnanci odchádzajú?

Odstráňte ho, čo je krok, ktorý sa najčastejšie prehliada. Individuálne prihlásenia namiesto zdieľaného robia prístup priraditeľným a uchovávanie zákazníckych údajov v jednom systéme namiesto piatich zabezpečuje úplné odstránenie.

Začnite zadarmo Pozrite sa, ako Requex spravuje údaje