Klientu dati autoservisā: ko tu turi.

Zini, ko tu patiesībā turi un kur

Pirmais uzdevums ir inventarizācija, un tas parasti pārsteidz cilvēkus, jo klientu dati autoservisā uzkrājas vairākās vietās, nekā kāds atceras.

Pārvaldības sistēma ir acīmredzama. Mazāk acīmredzami ir kopīgā pastkaste, telefons, kas uzņēma rezervāciju fotogrāfijas, papīra darba kartes atvilktnē, izklājlapas, ko kāds izveidoja mārketinga kampaņai, WhatsApp saruna ar flotes kontaktu un kartes termināla ieraksti.

Tu nevari aizsargāt, saglabāt vai dzēst to, ko neesi atradis, tāpēc saraksts, kur atrodas personas dati, ir priekšnoteikums visam pārējam šajā rakstā. Tas prasa pēcpusdienu un reti tiek izdarīts.

Saglabā to ar iemeslu, nevis mūžīgi

Instinkts ir saglabāt klientu datus neierobežoti, jo tie var būt noderīgi, un dzēšana šķiet riskanta.

Tas ir nepareizi lielākajā daļā jurisdikciju: dati jāuztur, kamēr ir iemesls, un tad jāiznīcina, un ilgstoša uzglabāšana palielina zaudējumus pārkāpuma gadījumā, nepievienojot vērtību. Pakalpojumu vēsturei ir pamatots ilgstošas uzglabāšanas pamatojums; izklājlapai ar potenciālajiem klientiem no pirms četriem gadiem tāda nav.

Iestatīt uzglabāšanas periodu katrai kategorijai, pierakstīt un patiešām piemērot, ir praktiskā versija. Precīzie periodi atšķiras atkarībā no valsts un citiem noteikumiem, kas attiecas uz tavām uzskaitēm, tāpēc pārbaudi vietēji, nevis izdomā skaitli.

Mārketingam nepieciešams likumīgs pamats

Šeit darbnīcas visbiežāk kļūdās, parasti negribot.

• Klients, sniedzot savu numuru, lai uzzinātu, ka viņa auto ir gatavs, nav piekritis saņemt piedāvājumus.
• Servisa atgādinājumi un mārketings tiek vērtēti atšķirīgi daudzās jurisdikcijās, un to ir vērts zināt.
• Piekrišana jāreģistrē, tostarp kad un kā tā tika sniegta.
• Katram mārketinga ziņojumam jābūt iespējamai atteikšanās formai, kas tiek ātri izpildīta.
• Iegādāta vietējo transportlīdzekļu īpašnieku saraksts gandrīz nekad nav likumīgi izmantojams, ko arī pārdevējs apgalvo.

Praktiskais noteikums, kas nodrošina lielāko daļu darbnīcu drošību, ir jautāt pakalpojuma sniegšanas brīdī un reģistrēt atbildi, nevis pieņemt, ka attiecības nozīmē atļauju.

Fotogrāfijas un inspekcijas ieraksti

Digitālās transportlīdzekļu inspekcijas ir lieliska prakse un rada datu kategoriju, kurai jāpievērš uzmanība.

Transportlīdzekļa fotogrāfija var ietvert reģistrāciju, piebraucamo ceļu, mājas numuru un dažreiz personu atspulgā. Tas ir personas dati lielākajā daļā sistēmu, un tas paliek tehniķa telefonā, ja vien sistēma to neuzglabā centrāli.

Pārvaldāmā versija ir tāda, ka attēli tiek iekļauti darba ierakstā, nevis paliek personīgajos ierīcēs, un telefons nav arhīvs. Ir vērts informēt klientus, ka jūs fotografējat viņu transportlīdzekli, kas ir laba prakse un nomierinoša, nevis satraucoša.

Pieprasījumi un pārkāpumi galu galā notiks

Katram uzņēmumam, kas ilgstoši glabā datus, notiek divas lietas, un abas beidzas slikti bez plāna.

Klienta pieprasījums pēc datu kopijas vai dzēšanas ir ierobežots laikā lielākajā daļā jurisdikciju. Zināšana, kur dati atrodas, ko sniedz inventārs, padara to atbildamu, nevis satraucošu.

Otrs ir pārkāpums. Nozagtas klēpjdatoru, nepareizi nosūtīta e-pasta vai apdraudēta pastkaste ir visi gadījumi, un parasti ir ziņošanas pienākumi ar īsiem termiņiem. Atbilde ir daudz labāka, ja par to ir padomāts iepriekš, nevis izdomāta astoņos vakarā.

Praktiski soļi, kas aptver lielāko daļu no tā

Tam visam nav nepieciešams speciālists mazam autoservisam, un daži ieradumi aptver lielāko daļu.

Glabājiet klientu datus vienā sistēmā, nevis piecās. Dodiet cilvēkiem savus pieteikumus, nevis kopīgu, lai piekļuve būtu identificējama. Noņemiet piekļuvi, kad kāds aiziet, kas ir visbiežāk aizmirstais solis. Neuzglabājiet klientu sarakstus personīgajās ierīcēs. Pārbaudiet, ko jūsu piegādātāji un programmatūras nodrošinātāji dara ar datiem, ko ievadāt.

Šis pēdējais punkts kļūst svarīgāks, kad darbnīcas pieņem vairāk rīku. Katrs sistēma, kas glabā jūsu klientu datus, ir jūsu atbildība, tāpēc ir vērts jautāt, kur tā tos glabā un ko tā jums atgriezīs, pirms parakstāt, nevis pēc tam.