Atitiktis

Klientų duomenys autoservise: ką turite.

Autoservisas nėra akivaizdi duomenų verslo sritis, tačiau jis turi netikėtai daug: vardų, adresų, telefonų numerių, transporto priemonių registracijų, mokėjimų įrašų ir dažnai nuotraukų, darytų prie žmonių namų. Dauguma jų yra būtini. Beveik nė vienas jų nėra tvarkomas sąmoningai.

Žinokite, ką iš tikrųjų turite ir kur

Pirmasis žingsnis yra inventorizacija, ir tai dažnai nustebina, nes klientų duomenys autoservise kaupiasi daugiau vietų, nei kas nors prisimena.

Akivaizdžiausia yra valdymo sistema. Mažiau akivaizdžios yra bendros pašto dėžutės, telefonas, kuriuo darytos užsakymų nuotraukos, popieriniai darbo lapai stalčiuje, skaičiuoklė, kurią kažkas sukūrė rinkodaros kampanijai, WhatsApp pokalbis su transporto priemonių kontaktu ir kortelių skaitytuvo įrašai.

Negalite apsaugoti, išlaikyti ar ištrinti to, ko nesuradote, todėl asmeninių duomenų buvimo sąrašas yra būtinas viskam kitam šiame straipsnyje. Tam prireiks popietės, ir tai retai daroma.

Laikykite tai su priežastimi, o ne amžinai

Instinktas yra laikyti klientų duomenis neribotai, manydami, kad tai gali būti naudinga, o ištrynimas atrodo rizikingas.

Tai yra atvirkščiai daugelyje jurisdikcijų: duomenys turėtų būti laikomi, kol yra priežastis, o tada pašalinami, o ilgesnis laikymas didina nuostolius pažeidimo atveju, nesuteikiant jokios vertės. Paslaugų istorija turi tikrą ilgalaikio laikymo pagrindimą; ketverių metų senumo potencialių klientų skaičiuoklė - ne.

Nustatyti laikymo laikotarpį kiekvienai kategorijai, užrašytą ir iš tikrųjų taikomą, yra praktinė versija. Tikslūs laikotarpiai skiriasi priklausomai nuo šalies ir kitų taisyklių, taikomų jūsų įrašams, todėl patikrinkite vietoje, o ne sugalvokite skaičių.

Marketingui reikia teisėto pagrindo

Čia autoservisai dažniausiai klysta, dažniausiai to nenorėdami.

Klientas, duodamas savo numerį, kad sužinotų, jog jo automobilis paruoštas, nesutinka gauti pasiūlymų.
Paslaugų priminimai ir marketingas daugelyje jurisdikcijų vertinami skirtingai, ir šią ribą verta žinoti.
Sutikimas turi būti užfiksuotas, įskaitant, kada ir kaip jis buvo duotas.
Kiekvienas marketingo pranešimas turi turėti galimybę atsisakyti, kuri turi būti greitai įgyvendinta.
Įsigytas vietinių automobilių savininkų sąrašas beveik niekada negali būti naudojamas teisėtai, ką bebūtų sakęs pardavėjas.

Praktinė taisyklė, kuri saugo daugumą autoservisų, yra klausti paslaugos metu ir užfiksuoti atsakymą, o ne manyti, kad santykiai reiškia leidimą.

Nuotraukos ir patikros įrašai

Skaitmeninės transporto priemonių patikros yra puiki praktika ir sukuria duomenų kategoriją, kurią verta apmąstyti.

Transporto priemonės nuotrauka gali apimti registracijos numerį, įvažiavimą, namo numerį ir kartais asmenį atspindyje. Tai yra asmeniniai duomenys daugelyje sistemų, ir jie lieka techniko telefone, nebent sistema juos saugo centrinėje vietoje.

Valdoma versija yra ta, kad nuotraukos patenka į darbo įrašą, o ne lieka asmeniniuose įrenginiuose, ir kad telefonas nėra archyvas. Taip pat verta informuoti klientus, kad fotografuojate jų automobilį, kas yra gera praktika ir ramina, o ne gąsdina.

Prašymai ir pažeidimai neišvengiamai atsiras

Kiekvienam verslui, laikomam duomenis pakankamai ilgai, nutinka dvi blogos situacijos be plano.

Kliento prašymas gauti turimus duomenis arba juos ištrinti yra riboto laiko prašymas daugelyje jurisdikcijų. Žinoti, kur saugomi duomenys, padeda atsakyti, o ne gąsdinti.

Kita situacija yra pažeidimas. Pavogtas nešiojamas kompiuteris, neteisingai išsiųstas el. laiškas ar pažeista pašto dėžutė - visi tai yra atvejai, reikalaujantys greito pranešimo. Geriau reaguoti, kai tai apgalvota iš anksto, nei sugalvoti vakare.

Praktiški žingsniai, apimantys didžiąją dalį

Mažam autoservisui specialistų nereikia, o keletas įpročių apima daugumą.

Laikykite klientų duomenis vienoje sistemoje, o ne penkiose. Suteikite žmonėms asmeninius prisijungimus, o ne bendrus, kad būtų galima sekti prieigą. Pašalinkite prieigą, kai kas nors išeina, nes tai dažnai pamirštama. Nelaikykite klientų sąrašų asmeniniuose įrenginiuose. Patikrinkite, ką jūsų tiekėjai ir programinės įrangos teikėjai daro su jais.

Šis paskutinis punktas tampa svarbesnis, kai autoservisai naudoja daugiau įrankių. Kiekviena sistema, laikanti jūsų klientų įrašus, yra jūsų atsakomybės dalis, todėl verta pasiteirauti, kur jie saugomi ir ką gausite atgal, prieš pasirašant.

Dažnai užduodami klausimai

Kokius klientų duomenis laiko autoservisas?

Daugiau nei dauguma savininkų tikisi: vardai, adresai, telefonų numeriai, registracijos, mokėjimų įrašai ir transporto priemonių nuotraukos. Jie taip pat gali būti įvairiose vietose, įskaitant bendras pašto dėžutes, technikų telefonus, popierinius darbo lapus ir senus skaičiuokles.

Kiek laiko turėtų būti saugomi klientų įrašai?

Yra priežastis, kodėl juos reikia saugoti, o vėliau pašalinti. Paslaugų istorija turi ilgalaikį pagrindimą, o ketverių metų senumo rinkodaros skaičiuoklė - ne. Nustatykite laikotarpį kiekvienai kategorijai ir taikykite jį, patikrinkite vietinius reikalavimus, nes taisyklės skiriasi šalyse.

Ar galiu siųsti reklamą buvusiems klientams?

Tik su teisėtu pagrindu, o numeris, suteiktas klientui, kad jis būtų informuotas, jog jo automobilis paruoštas, nėra sutikimas gauti pasiūlymus. Paslaugų priminimai ir reklama dažnai vertinami skirtingai. Paklauskite paslaugos metu ir užfiksuokite atsakymą.

Ar transporto priemonių nuotraukos yra asmens duomenys?

Dažniausiai taip, nes jose gali būti registracijos numeris, automobilių stovėjimo aikštelė ir namo numeris. Valdomas sprendimas yra tai, kad nuotraukos patenka į darbo įrašą, o ne lieka asmeniniuose telefonuose, ir informuoti klientus, kad fotografuojate jų transporto priemonę.

Ką turėčiau daryti dėl prieigos, kai darbuotojai išeina?

Pašalinkite ją, tai yra dažniausiai praleidžiamas žingsnis. Individualūs prisijungimai, o ne bendri, leidžia priskirti prieigą, o klientų duomenų laikymas vienoje sistemoje, o ne penkiose, užtikrina visišką pašalinimą.

Pradėkite nemokamai Žiūrėkite, kaip Requex tvarko duomenis