ガレージソフトの切り替え、 履歴を失わずに.

まず、実際にエクスポートできるものを確認

何かを比較する前に、現在のシステムが何をどの形式で提供するかを確認します。この質問が全体の難易度を決定します。

一般的ではなく具体的に尋ねてください：顧客、車両、サービス履歴、請求書、未払い残高、在庫、写真や検査記録などの添付ファイル。いくつかのシステムは最初の2つをきれいにエクスポートし、残りはほとんどできません。

移行に感情的にコミットする前に行ってください。答えが不十分であれば、それは移行中に発見する理由ではなく、異なる計画を立てる理由です。

移行するものと、読み取り専用のものを決める。

新システムに全てを移行する必要はなく、全てを移動しようとすると失敗する。

• 必ず移行するべきは、顧客、車両、再来客に必要なサービス履歴。
• 移行すべきは、未払い残高と未完了の作業。さもなければ、調整の問題が生じる。
• 移行できれば良いのは、在庫、仕入先の記録、価格。ただし、これらは再構築が容易なことが多い。
• 読み取り可能なのは、古い請求書や完了した作業で、アーカイブとして保存できる。
• 残すべきは、重複記録や無効な顧客。移行はそれらを持ち越さない良い機会。

この点は重要。移行するものは今後も付き合うことになるので、データを整理する最も安価な機会。

タイミングは予想以上に重要。

最も忙しい月に整備工場のソフトを切り替えると、管理可能なプロジェクトが危機に陥る。

本当に静かな時期を選び、会計年度末や冬のピークシーズンに変更を行うのは避けるべき。前者は会計の不明瞭さを生み、後者は問題が最も対処しにくい時期に発生することを保証する。

旧システムを読み取り可能にし、新システムを稼働させる期間を設ける。その重複は優柔不断ではなく、移行をスプレッドシートではなく現実と照らし合わせるためのもの。

重要なケースの移行を確認する

レコード数を数えて移行を確認してもほとんど意味がない。数が一致しても内容が間違っていることがある。

実際の厄介な顧客を数人選び、しっかり確認する：長いサービス履歴のある顧客、複数の車両を持つ顧客、未払い残高のある顧客、添付ファイルのある顧客、記録方法に何か特異な点がある顧客。これら5つが正しければ、大体は合っている。

その確認は自分で行い、保証を受け入れないこと。1時間かかり、要約が隠すエラーを見つける唯一の部分だ。

見込みのあるサプライヤーに何を尋ね、何を無視するか

機能リストは比較の中で最も役に立たない部分で、すべてのシステムがすべてをリストし、ほとんどが結果を決定しない。

1. 10年の履歴を持つ顧客が移行後にどうなるかを尋ね、実際に見せてもらう。
2. もし離れた場合に何をエクスポートしてくれるかを尋ね、それが彼らの自信を示す。
3. 移行作業を誰が行い、費用はどれくらいかを尋ねる。「それをインポートできます」と「それをインポートします」は異なる文だ。
4. 最初の2週間に何が起こるかを尋ねる：誰がチームを訓練し、悪い朝に誰が電話に出るのか。
5. 何ができないかを尋ねる。何も挙げられないサプライヤーは質問を理解していない。

これら5つの異なるサプライヤーへの回答は、機能グリッドよりもはるかに優れており、後で尋ねたかった質問だ。

最初の2週間を計画し、切り替えだけに留まらないでください。

切り替え自体は1日ですが、その後の2週間が移行の評価期間で、通常はリソースが不足しています。

チームが遅くなることを予想し、明らかに思える質問が出ることを想定し、誰か特定の人に回答を任せて、みんなで別々に解決しないようにしてください。その期間は通常より少し少ない仕事を予約しましょう。

何があれば立ち止まって再評価するかを事前に合意しておくことも重要です。そうすれば、悪い週は漂流ではなく決定になります。