整備工場の顧客データ： あなたが保有しているもの.

実際に保有しているものとその場所を把握する

最初の作業は在庫確認で、整備工場の顧客データは誰も覚えていない場所に蓄積されているため、驚くことが多いです。

管理システムは明らかですが、共有メールボックス、予約写真を撮った電話、引き出しの中の紙の作業カード、マーケティング用に作成されたスプレッドシート、フリート連絡先とのWhatsAppスレッド、カード端末の記録などはあまり明らかではありません。

見つけていないものは保護、保持、削除できないため、個人データがどこにあるかのリストはこの記事の他のすべての前提条件です。午後の作業で、ほとんど行われていません。

理由があって保持し、永遠に保管しない

顧客データを無期限に保持したいという本能がありますが、それは役立つかもしれず、削除はリスクがあると感じるからです。

これはほとんどの法域で逆です：データは理由がある間保持し、その後削除すべきで、長期間保持することで侵害時の損失が増え、価値が追加されることはありません。サービス履歴は長期保持の正当な理由がありますが、4年前のリードのスプレッドシートにはありません。

カテゴリごとに保持期間を設定し、文書化して実際に適用することが実践的な方法です。具体的な期間は国によって異なり、他の規則が記録に適用されるため、数字を作り出すのではなく、現地で確認してください。

マーケティングには法的根拠が必要です

ここが整備工場が最もよく逸脱する場所で、通常は意図せずに行われます。

• 車の準備ができたと連絡するために番号を教えた顧客は、オファーを受け取ることに同意したわけではありません。
• サービスリマインダーとマーケティングは多くの法域で異なる扱いを受けるため、その境界を理解することが重要です。
• 同意は記録する必要があり、いつ、どのように与えられたかも含まれます。
• すべてのマーケティングメッセージには、迅速に対応されるオプトアウトの方法が必要です。
• 購入した地元の車両所有者リストは、売り手の主張に関わらず、法的に使用できることはほとんどありません。

ほとんどの整備工場を安全に保つ実践的なルールは、サービス時に尋ねて回答を記録することであり、関係が許可を示すと仮定しないことです。

写真と検査記録

デジタル車両検査は優れた実践であり、考慮すべきデータのカテゴリを生み出します。

車両の写真には、ナンバー、車道、住所、時には反射に映る人が含まれることがあります。これはほとんどのフレームワークで個人データと見なされ、システムが中央に保存しない限り、技術者の電話に残ります。

管理可能な方法は、画像を個人デバイスに残さず作業記録に入れることであり、電話はアーカイブではないことです。また、顧客に車両を撮影することを伝えるのは良い実践であり、安心感を与えます。

リクエストや違反は最終的に発生します。

データを長期間保持するすべてのビジネスには2つのことが起こり、計画がなければどちらも悪化します。

顧客が保有データのコピーを求めたり削除を依頼したりする場合、ほとんどの法域で期限があるリクエストです。データの所在を把握することが、回答可能にする要因です。

もう一つはデータ侵害です。盗まれたノートパソコン、誤送信されたメール、侵害されたメールボックスなどが該当し、通常は短い期限の報告義務があります。事前に考慮されている場合の対応は、夜8時に考え出される場合よりもはるかに良いです。

ほとんどをカバーする実践的なステップ

小規模な整備工場には専門家は不要で、いくつかの習慣で大半をカバーできます。

顧客データは5つのシステムではなく1つにまとめましょう。共有ログインではなく、各自に専用のログインを与え、アクセスを特定できるようにします。退職時にはアクセスを削除することが最も見落とされがちなステップです。顧客リストを個人デバイスに持ち歩かないでください。サプライヤーやソフトウェアプロバイダーがデータをどう扱うか確認しましょう。

ワークショップがツールを増やすにつれて、この最後のポイントは重要です。顧客記録を保持するすべてのシステムはあなたの責任の一部ですので、どこに保存され、何を返してくれるのかを契約前に確認する価値があります。