Zamenjava programske opreme avtoservisa, brez izgube zgodovine.

Najprej ugotovite, kaj lahko dejansko izvozite.

Preden primerjate karkoli, ugotovite, kaj vam bo vaš trenutni sistem dal in v kakšni obliki. To vprašanje odloča, kako težka bo celotna naloga.

Vprašajte specifično: stranke, vozila, zgodovina storitev, računi, neporavnani zneski, zaloge in morebitni priponki, kot so fotografije ali zapisniki pregledov. Nekateri sistemi izvozijo prvih dvoje brez težav, ostalo pa komaj.

To storite, preden se čustveno zavežete selitvi. Če je odgovor slab, je to razlog za drugačno načrtovanje, ne pa za odkrivanje med selitvijo.

Odločite se, kaj mora biti preneseno in kaj mora biti le berljivo.

Ni vsega treba prenesti v nov sistem, poskus prenosa vsega pa povzroča neuspehe migracij.

• Mora se prenesti: stranke, vozila in dovolj zgodovine storitev za pravilno obravnavo vračajoče se stranke.
• Mora se prenesti: neporavnani zneski in odprti projekti, sicer se soočite s težavami pri usklajevanju.
• Prijetno je prenesti: zaloge, evidence dobaviteljev in cene, čeprav je to pogosto lažje obnoviti.
• Berljivo je dovolj: stari računi in zaključeni projekti, ki jih lahko shranite v arhivski izvoz.
• Pustite za seboj: podvojene evidence in neaktivne stranke, saj je migracija edina dobra priložnost, da jih ne prenesete naprej.

Ta zadnja točka je pomembna. Kar koli prenesete, boste imeli, zato je migracija najcenejša priložnost za čiščenje podatkov.

Čas je pomembnejši, kot si ljudje mislijo.

Zamenjava programske opreme avtoservisa v najprometnejšem mesecu je način, kako obvladljiv projekt postane kriza.

Izberite res miren čas in se izogibajte spremembam ob koncu poslovnega leta ali v vrhuncu sezone, kot je pred zimo. Prvo povzroča računovodsko negotovost, drugo pa zagotavlja, da se težave pojavijo, ko jih najmanj lahko prenesete.

Dovolite obdobje delovanja obeh sistemov, kjer je stari sistem berljiv, nov pa aktiven. Ta prekrivnost ni negotovost, temveč omogoča preverjanje migracije v realnosti, ne le v preglednici.

Preverite migracijo pri pomembnih primerih.

Preverjanje migracije s štetjem zapisov skoraj nič ne pove. Številke se lahko ujemajo, medtem ko je vsebina napačna.

Izberite nekaj resničnih, zahtevnih strank in jih temeljito preverite: eno z dolgo zgodovino storitev, eno z več vozili, eno z neporavnanimi obveznostmi, eno z dodatki in eno z neobičajnim načinom evidentiranja. Če je teh pet pravilnih, je večina običajno tudi.

To preverite sami, namesto da sprejmete zagotovilo. Traja eno uro in je edini del procesa, ki odkrije napake, ki jih povzetek skrije.

Kaj vprašati potencialnega dobavitelja in čemu se izogniti.

Seznami funkcij so najmanj uporabni del primerjave, saj vsak sistem navaja vse in skoraj nič od tega ne odloča o izidu.

1. Vprašajte, kako bo stranka z desetletno zgodovino dejansko izgledala po migraciji, in zahtevajte, da to vidite.
2. Vprašajte, kaj vam bodo izvozili, če kdaj odidete, kar pove, kako samozavestni so.
3. Vprašajte, kdo opravi migracijsko delo in koliko stane, saj sta "to lahko uvozimo" in "to bomo uvozili" različni trditvi.
4. Vprašajte, kaj se zgodi v prvih dveh tednih: kdo usposablja ekipo in kdo odgovarja na telefon v slabem jutru.
5. Vprašajte, kaj ne počne, ker dobavitelj, ki ne more ničesar navesti, vprašanja ni razumel.

Odgovori teh petih dobaviteljev so boljši od tabele funkcij in so vprašanja, ki bi jih ljudje želeli postaviti kasneje, ne prej.

Načrtujte prvih štirinajst dni, ne le preklop.

Sama sprememba traja dan. Štirinajst dni po tem je tisto, kjer se oceni migracija, in običajno je premalo virov.

Pričakujte, da bo ekipa počasnejša, pričakujte očitna vprašanja in določite nekoga, ki bo odgovarjal, namesto da bi vsak delal ločeno. Če lahko, rezervirajte nekoliko manj dela za to obdobje.

Vnaprej se dogovorite, kaj bi vas ustavilo in spodbudilo k ponovni oceni, da slaba teden postane odločitev, ne pa drift.