Podatki strank v avtoservisu: kaj imate.

Več o tem, kaj imate in kje

Prva naloga je inventura, ki običajno preseneti, saj se podatki strank v avtoservisu kopičijo na več mestih, kot si kdo zapomni.

Upravni sistem je očiten. Manj očitni so skupni nabiralnik, telefon, ki je posnel fotografije rezervacij, papirni delovni listi v predalu, preglednica, ki jo je nekdo naredil za marketinško akcijo, WhatsApp pogovor s kontaktom flote in zapisi iz terminala za kartice.

Ne morete zaščititi, obdržati ali izbrisati tistega, česar niste našli, zato je seznam, kje so osebni podatki, predpogoj za vse ostalo v tem članku. To traja popoldne in redko se naredi.

Obdržite ga z razlogom, ne za vedno

Instinkt je, da se podatki strank obdržijo neskončno, ker se zdi, da bi lahko bili koristni, brisanje pa se zdi tvegano.

To je v večini jurisdikcij narobe: podatke je treba obdržati, dokler obstaja razlog, nato pa jih odstraniti, daljše obdržanje pa povečuje izgube pri kršitvi brez dodane vrednosti. Zgodovina storitev ima resnično dolgotrajno upravičenost; preglednica potencialnih strank izpred štirih let nima.

Določitev obdobja hrambe po kategorijah, zapisano in dejansko uporabljeno, je praktična različica. Natančna obdobja se razlikujejo glede na državo in druge predpise, ki veljajo za vaše evidence, zato preverite lokalno namesto da bi izumili številko.

Marketing potrebuje pravno podlago.

Tukaj se delavnice pogosto zmotijo, običajno brez namena.

• Stranka, ki vam da svoj številko, da izve, da je njen avto pripravljen, ni soglašala z prejemanjem ponudb.
• Opomniki za storitve in marketing se v mnogih jurisdikcijah obravnavajo različno, zato je dobro poznati mejo.
• Soglasje je treba zabeležiti, vključno s tem, kdaj in kako je bilo dano.
• Vsaka marketinška sporočila morajo imeti delujočo možnost odjave, ki jo je treba hitro upoštevati.
• Kupljen seznam lokalnih lastnikov vozil skoraj nikoli ni zakonito uporaben, ne glede na to, kar trdi prodajalec.

Praktično pravilo, ki večino delavnic varuje, je, da vprašate ob storitvi in zabeležite odgovor, namesto da bi domnevali, da odnos pomeni dovoljenje.

Fotografije in zapisniki pregledov

Digitalni pregledi vozil so odlična praksa in ustvarjajo kategorijo podatkov, ki si zasluži razmislek.

Fotografija vozila lahko vključuje registracijo, dovoz, hišno številko in včasih osebo v odsevu. To so osebni podatki v večini okvirov in ostanejo na telefonu tehnika, razen če jih sistem shranjuje centralno.

Obvladljiva različica je, da slike gredo v zapis dela namesto da ostanejo na osebnih napravah, in da telefon ni arhiv. Prav tako je dobro obvestiti stranke, da fotografirate njihovo vozilo, kar je dobra praksa in pomirjujoče, ne pa zaskrbljujoče.

Zahteve in kršitve bodo prišle.

Vsakemu podjetju, ki dolgo hrani podatke, se zgodita dve stvari, obe slabi brez načrta.

Stranka, ki zahteva kopijo vaših podatkov ali njihovo izbris, ima v večini jurisdikcij časovno omejeno zahtevo. Poznavanje lokacije podatkov, kar vam daje inventar, omogoča, da je odgovor možen in ne zaskrbljujoč.

Kršitev je drugo. Ukraden prenosnik, napačno poslan e-poštni naslov ali ogrožen poštni predal štejejo, običajno pa obstajajo obveznosti poročanja z kratkimi roki. Odgovor je veliko boljši, če je nekdo o tem razmišljal vnaprej, kot pa da se izmišlja ob osmih zvečer.

Praktični koraki, ki pokrivajo večino.

Za majhen servis ne potrebujete strokovnjaka, nekaj navad pokriva večino.

Hranite podatke strank v enem sistemu, ne petih. Dajte ljudem lastne prijave, ne skupne, da je dostop sledljiv. Odstranite dostop, ko nekdo odide, kar je korak, ki ga pogosto spregledajo. Ne prenašajte seznamov strank na osebne naprave. Preverite, kaj vaši dobavitelji in ponudniki programske opreme počnejo s podatki, ki jih vanje vnesete.

Ta zadnja točka postaja pomembnejša, ko delavnice sprejemajo več orodij. Vsak sistem, ki hrani vaše podatke strank, je del vaše odgovornosti, zato je smiselno vprašati, kje jih hrani in kaj vam vrne, preden podpišete, ne pa potem.