Dati dei clienti in un'officina: cosa possiedi.

Sappi cosa possiedi e dove

Il primo esercizio è un inventario, e di solito sorprende perché i dati dei clienti in un'officina si accumulano in più posti di quanto chiunque ricordi.

Il sistema di gestione è il più ovvio. Meno ovvi sono la casella di posta condivisa, il telefono che ha scattato le foto delle prenotazioni, le schede di lavoro cartacee in un cassetto, il foglio di calcolo creato per una campagna di marketing, la chat WhatsApp con un contatto della flotta e i registri della macchina per i pagamenti.

Non puoi proteggere, conservare o eliminare ciò che non hai localizzato, quindi un elenco di dove risiedono i dati personali è il prerequisito per tutto il resto in questo articolo. Ci vuole un pomeriggio ed è raramente fatto.

Conservalo per un motivo, non per sempre

L'istinto è di mantenere i dati dei clienti indefinitamente, ritenendo che possano essere utili e che eliminare sia rischioso.

Questo è sbagliato nella maggior parte delle giurisdizioni: i dati dovrebbero essere conservati finché c'è un motivo e poi rimossi, e mantenere di più per più tempo aumenta ciò che perdi in una violazione senza aggiungere valore. La storia dei servizi ha una giustificazione reale per una lunga conservazione; un foglio di calcolo di contatti di quattro anni fa no.

Stabilire un periodo di conservazione per categoria, scritto e realmente applicato, è la versione pratica. I periodi esatti variano per paese e per quali altre regole si applicano ai tuoi registri, quindi controlla localmente invece di inventare un numero.

Il marketing ha bisogno di una base legale

Qui è dove le officine spesso deviano, di solito senza volerlo.

• Un cliente che ti dà il numero per sapere quando la sua auto è pronta non ha accettato di ricevere offerte.
• I promemoria di servizio e il marketing sono trattati diversamente in molte giurisdizioni, ed è importante saperlo.
• Il consenso deve essere registrato, compreso quando e come è stato dato.
• Ogni messaggio di marketing deve avere un modo per disiscriversi, rispettato prontamente.
• Una lista acquistata di proprietari di veicoli locali è quasi sempre inutilizzabile legalmente, qualunque cosa affermi il venditore.

La regola pratica che tiene al sicuro la maggior parte delle officine è chiedere al momento del servizio e registrare la risposta, piuttosto che assumere che una relazione implichi il permesso.

Fotografie e registrazioni di ispezione

Le ispezioni digitali dei veicoli sono una pratica eccellente e creano una categoria di dati che merita attenzione.

Una foto di un veicolo può includere una targa, un vialetto, un numero civico e a volte una persona in riflesso. Questi sono dati personali nella maggior parte dei contesti, e rimangono sul telefono di un tecnico a meno che il sistema non li memorizzi centralmente.

La versione gestibile è che le immagini vanno nel registro del lavoro invece di rimanere sui dispositivi personali, e che il telefono non è l'archivio. È anche utile informare i clienti che fotografi il loro veicolo, il che è una buona pratica e rassicurante piuttosto che allarmante.

Richieste e violazioni arriveranno prima o poi

Due cose accadono a ogni azienda che detiene dati a lungo, e entrambe vanno male senza un piano.

Una richiesta di un cliente per una copia dei dati o per la loro cancellazione ha un termine in molte giurisdizioni. Sapere dove si trovano i dati, grazie all'inventario, rende la risposta possibile e non allarmante.

Un'altra questione è la violazione. Un laptop rubato, un'email inviata per errore o una casella di posta compromessa contano, e ci sono solitamente obblighi di segnalazione con scadenze brevi. La risposta è migliore se pianificata in anticipo piuttosto che inventata all'ultimo momento.

Passi pratici che coprono la maggior parte.

Non serve uno specialista per una piccola officina, e alcune abitudini coprono la maggior parte.

Conserva i dati dei clienti in un solo sistema invece di cinque. Fornisci accessi personali invece di condivisi, così l'accesso è attribuibile. Rimuovi l'accesso quando qualcuno se ne va, è il passo più spesso trascurato. Non portare liste clienti su dispositivi personali. Controlla cosa fanno fornitori e software con i dati che inserisci.

Questo punto è più importante man mano che le officine adottano più strumenti. Ogni sistema che contiene i dati dei clienti è parte della tua responsabilità, quindi sapere dove li memorizza e cosa ti restituirebbe è fondamentale chiedere prima di firmare.