Changer de logiciel de garage, sans perdre l'historique.

Déterminez d'abord ce que vous pouvez réellement exporter

Avant de comparer, vérifiez ce que votre système actuel peut fournir et dans quel format. Cette question unique détermine la difficulté de l'exercice.

Posez des questions précises : clients, véhicules, historique de service, factures, soldes, stock et pièces jointes comme photos ou rapports d'inspection. Certains systèmes exportent les deux premiers facilement, les autres à peine.

Faites-le avant de vous engager émotionnellement. Si la réponse est insatisfaisante, c'est une raison de revoir votre plan plutôt que de le découvrir en pleine migration.

Décidez ce qui doit être transféré et ce qui doit juste être lisible.

Tout ne doit pas être dans le nouveau système, et vouloir tout transférer fait échouer les migrations.

• À transférer : clients, véhicules et un historique de services suffisant pour bien servir un client fidèle.
• À transférer : soldes impayés et travaux en cours, sinon vous aurez un problème de réconciliation.
• À transférer : stock, dossiers fournisseurs et prix, bien que cela soit souvent plus facile à reconstruire.
• Lisible suffit : anciennes factures et travaux clôturés, qui peuvent être archivés.
• À laisser : doublons et clients inactifs, car une migration est l'occasion de ne pas les conserver.

Ce dernier point est important. Tout ce que vous transférez, vous devrez le gérer, donc une migration est l'occasion la moins coûteuse de nettoyer les données.

Le timing compte plus que ce que l'on pense.

Changer de logiciel de garage pendant votre mois le plus chargé transforme un projet gérable en crise.

Choisissez une période vraiment calme, et évitez de faire le changement à la fin de l'année fiscale ou pendant une saison de pointe comme l'hiver. La première crée des ambiguïtés comptables et la seconde garantit que tout problème survienne quand vous pouvez le moins le supporter.

Prévoyez une période de fonctionnement des deux systèmes, avec l'ancien lisible et le nouveau en service. Ce chevauchement n'est pas de l'indécision, c'est ce qui vous permet de vérifier la migration par rapport à la réalité plutôt qu'à un tableau.

Vérifiez la migration sur les cas importants

Vérifier une migration par le comptage des enregistrements ne révèle presque rien. Les chiffres peuvent correspondre alors que le contenu est erroné.

Choisissez quelques clients réels et difficiles et vérifiez-les : un avec un long historique, un avec plusieurs véhicules, un avec un solde impayé, un avec des pièces jointes, et un avec une particularité dans son enregistrement. Si ces cinq sont corrects, le reste l'est généralement aussi.

Faites cette vérification vous-même plutôt que d'accepter une assurance. Cela prend une heure et c'est la seule étape qui révèle les erreurs cachées dans un résumé.

Questions à poser à un fournisseur potentiel et à ignorer

Les listes de fonctionnalités sont les moins utiles pour la comparaison, car chaque système énumère tout et presque rien ne détermine le résultat.

1. Demandez à quoi ressemblera un client avec dix ans d'historique après la migration, et demandez à le voir.
2. Demandez ce qu'ils exporteront pour vous si vous partez, cela révèle leur confiance.
3. Demandez qui effectue le travail de migration et quel en est le coût, car "nous pouvons importer cela" et "nous importerons cela" ne signifient pas la même chose.
4. Demandez ce qui se passe durant les deux premières semaines : qui forme l'équipe et qui répond au téléphone le mauvais matin.
5. Demandez ce qu'il ne fait pas, car un fournisseur qui ne peut rien nommer n'a pas compris la question.

Les réponses à ces cinq questions sont bien plus utiles que les grilles de fonctionnalités, et ce sont les questions que les gens regrettent de ne pas avoir posées après coup.

Planifiez les deux premières semaines, pas seulement le changement.

Le changement prend un jour. Les deux semaines suivantes jugent la migration, souvent sous-évaluée.

Attendez-vous à ce que l'équipe soit plus lente, à des questions évidentes. Désignez une personne pour y répondre plutôt que de laisser chacun chercher. Prévoyez un peu moins de travail durant cette période si possible.

Il est utile de convenir à l'avance des raisons d'arrêter et de réévaluer, pour qu'une mauvaise semaine soit une décision, pas une dérive.