Cambiando software de taller, sin perder el historial.

Descubre primero qué puedes exportar

Antes de comparar, establece qué te dará tu sistema actual y en qué formato. Esta pregunta decide la dificultad del proceso.

Pregunta de forma específica: clientes, vehículos, historial de servicios, facturas, saldos pendientes, stock y cualquier archivo adjunto como fotos o informes de inspección. Algunos sistemas exportan los dos primeros bien y el resto apenas.

Hazlo antes de comprometerte emocionalmente a la migración. Si la respuesta es mala, es un motivo para planear de otra manera, no para descubrirlo a mitad de la migración.

Decide qué mover y qué solo debe ser legible.

No todo debe estar en el nuevo sistema; intentar moverlo todo provoca fallos en las migraciones.

• Debe moverse: clientes, vehículos y suficiente historial de servicio para atender bien a un cliente recurrente.
• Debería moverse: saldos pendientes y trabajos abiertos, o tendrás un problema de conciliación.
• Es bueno mover: stock, registros de proveedores y precios, aunque suelen ser más fáciles de reconstruir.
• Legible es suficiente: facturas antiguas y trabajos cerrados, que pueden estar en un archivo que guardes.
• Deja atrás: registros duplicados y clientes inactivos, ya que la migración es la oportunidad de no arrastrarlos.

Ese último punto es importante. Lo que muevas, lo llevarás contigo, así que la migración es la oportunidad más barata para limpiar los datos.

El tiempo importa más de lo que se espera.

Cambiar el software del taller en tu mes más ocupado convierte un proyecto manejable en una crisis.

Elige un periodo realmente tranquilo y evita hacer el cambio cerca del cierre del año fiscal o en temporadas altas como el invierno. El primero crea ambigüedad contable y el segundo garantiza que cualquier problema surja cuando menos lo puedas absorber.

Permite un periodo de funcionamiento de ambos, con el sistema antiguo legible y el nuevo activo. Esa superposición no es indecisión, es lo que te permite comprobar la migración con la realidad y no con una hoja de cálculo.

Verifica la migración en los casos importantes

Verificar una migración contando registros no dice casi nada. Las cifras pueden coincidir mientras el contenido sea incorrecto.

Elige unos pocos clientes reales y problemáticos y revísalos bien: uno con un largo historial, uno con varios vehículos, uno con saldo pendiente, uno con adjuntos y uno con algo inusual en su registro. Si esos cinco están bien, lo demás suele estarlo.

Haz esa verificación tú mismo en lugar de aceptar una garantía. Toma una hora y es la única parte del proceso que encuentra los errores que oculta un resumen.

Qué preguntar a un proveedor potencial y qué ignorar

Las listas de características son las menos útiles en la comparación, ya que cada sistema enumera todo y casi nada decide el resultado.

1. Pregunta cómo se verá un cliente con diez años de historial tras la migración y pídelo ver.
2. Pregunta qué exportarán si alguna vez te vas, lo que indica su confianza.
3. Pregunta quién realiza el trabajo de migración y cuánto cuesta, ya que "podemos importar eso" y "importaremos eso" son frases diferentes.
4. Pregunta qué sucede en la primera quincena: quién entrena al equipo y quién responde el teléfono en la mala mañana.
5. Pregunta qué no hace, porque un proveedor que no puede nombrar nada no ha entendido la pregunta.

Las respuestas de esos cinco proveedores son mucho más útiles que una cuadrícula de características, y son las preguntas que la gente desearía haber hecho después en lugar de antes.

Planifica la primera quincena, no solo el cambio.

El cambio es un día. La quincena siguiente es donde se evalúa la migración, y suele estar mal dotada.

Espera que el equipo sea más lento, que surjan preguntas obvias, y designa a alguien para responderlas en lugar de que todos lo resuelvan por separado. Reserva un poco menos de trabajo si puedes.

También es útil acordar de antemano qué te haría parar y reevaluar, para que una mala semana sea una decisión y no una deriva.