Bestellen bij bandenleverancier, zonder de telefoon.

Waar de tijd daadwerkelijk naartoe gaat

Vraag een garage hoe lang het bestellen bij de bandenleverancier duurt en het antwoord is meestal een onderschatting, omdat het in fragmenten gebeurt in plaats van in één blok.

De fragmenten zijn het controleren van beschikbaarheid bij leveranciers, het vergelijken van prijzen die niet direct vergelijkbaar zijn, de bestelling plaatsen, het ergens registreren zodat de klus weet dat het eraan komt, en achterhalen wanneer het niet arriveert. Elk is klein, maar het totaal is dat niet.

De andere kosten zijn de onderbrekingen. Bestellen gebeurt meestal midden in iets anders, waardoor het zowel traag als foutgevoelig is.

Één overzicht van beschikbaarheid is beter dan drie portals.

De grootste besparing is niet sneller bestellen, maar niet op meerdere plekken hoeven te kijken voor mogelijkheden.

Als beschikbaarheid en prijs van je leveranciers in één overzicht staan, duurt de beslissing seconden en is deze gebaseerd op volledige informatie, niet op de eerste portal die je checkte. Dit doorbreekt ook de gewoonte om altijd bij dezelfde leverancier te bestellen omdat hun site het minst vervelend is.

Die gewoonte is duur. Voorkeursleveranciers verdienen hun positie op service en prijs, en die zijn niet te beoordelen als je de alternatieven niet ziet bij het bestellen.

Bestel op basis van de klus, niet de maat.

Een bestelling op maat in een portal is losgekoppeld van de reden van bestaan, en het opnieuw verbinden is handwerk dat later gedaan wordt.

Een bestelling plaatsen op basis van de boeking betekent dat de klus weet wat er komt en wanneer, de klant eerlijk geïnformeerd kan worden, en niemand hoeft een leveringsbon met een agenda te vergelijken. Bij een late levering is de getroffen klus duidelijk, in plaats van iets wat je op de dag zelf ontdekt.

Het maakt ook de marge per klus zichtbaar in plaats van per maand, het niveau waarop prijsbeslissingen echt worden genomen.

Behoud de relaties, laat de telefoontjes achterwege.

Er is een reële angst dat automatisering van bestellingen de leveranciersrelaties schaadt die jaren hebben gekost om op te bouwen, en dat is het waard om serieus te nemen.

In de praktijk gaat de relatie over kredietvoorwaarden, toewijzing bij krappe voorraad, en iemand die antwoord geeft bij problemen. Geen van deze zaken hangt af van het telefonisch plaatsen van routinematige bestellingen, en alles overleeft een geautomatiseerde bestelling voor een standaardlijn.

Houd de telefoontjes voor zaken die oordeel vereisen: een ongebruikelijke montage, een urgente klus, een levering die fout is gegaan. Die gesprekken zijn waardevoller als ze niet concurreren met veertig routinematige per week.

Kijk naar wat aankomt, niet alleen wat is besteld.

Het gat tussen bestelling en levering is waar geld lekt, en wordt zelden goed gecontroleerd.

• Korte leveringen die op de dag zelf opvallen, maar nooit worden gecrediteerd.
• Vervangingen worden stilletjes geaccepteerd omdat het werk gedaan moet worden.
• Prijsverschillen tussen de geoffreerde en gefactureerde bedragen op dezelfde regel.
• Herhaalde vertraging van één leverancier, die nooit wordt gekwantificeerd.
• Retouren aangemaakt en vervolgens niet opgevolgd.

Elk is klein en geen van hen is memorabel, waardoor ze aanhouden. Een overzicht van besteld versus ontvangen maakt het patroon zichtbaar, en dat patroon neem je mee naar de leverancier.

Laat een agent het repetitieve werk doen.

Bestellen is een goede kandidaat voor automatisering omdat het repetitief, regelgedreven en hoogvolume is, en slecht voor beoordeling.

Een agent kan de beschikbaarheid bij leveranciers controleren, jouw voorkeurregels toepassen, routinebestellingen plaatsen en uitzonderingen markeren die een persoon nodig hebben. Wat het niet moet doen, is beslissen welke leveranciersrelatie voor jou belangrijk is, of een vervanging accepteren voor een klus waar de exacte regel was gespecificeerd.

De test of het goed is ingesteld: routinebestellingen verschijnen niet meer in je dag, terwijl de ongebruikelijke gevallen nog steeds op iemands bureau komen met genoeg context om te beslissen.